德克萨斯州学校的社交媒体归档

“电子邮件的留存政策是什么?最近在TCEA SysAdmin活动上的一位参与者问道。另一个棘手的问题可能是，“你如何存档你的社交媒体?”随着学校从时事通讯转向博客、推特和Facebook帖子，归档的期望也随之产生。在智能设备上存档公共信息的需求正在增加。数字公共信息受制于公开记录请求，并不关心它可能出现在哪里。它可能会出现在私人设备和电子邮件/社交媒体账户上。新的法律使追踪和追踪这些数据变得合法。你准备好提供存档的社交媒体了吗?让我们来看看其他人是如何做到这一点的，以及学校现在可以做些什么。

“包含公共信息的媒体存在的一般形式包括…电子邮件、互联网张贴、短信、即时讯息、其他电子通讯”(来源:《政府法典》第552章，公共信息）

德克萨斯州的社交媒体归档

你知道你们选区的社交媒体帖子是州记录吗?社交媒体属于《德州公共信息法》(2019年9月1日更新)。让我们快速查看一下打开的记录请求，以及记录保留。

打开记录请求

作为一名技术总监，我曾协助学校的中区办事处回应公开档案的要求。这通常意味着要向地区律师提供数字加密格式的信息。不过，首先，我必须挖掘电子邮件存档(如谷歌Vault、Datacove)以找到相关信息。随着社交媒体分享的不断增多，我不敢想象这个过程会是什么样子。

根据《德州公共信息法》，对社交媒体内容的公开记录请求必须遵循该机构的公开记录(或“公共信息”)请求政策。（源：开放记录请求，德州信息资源部(DIR)社交媒体资源指南）

想象一下从推特聊天或Instagram和Facebook上挖出推文。斯蒂芬妮·霍金斯引用了德克萨斯州的法律她的文章在这个话题。检查《德州DIR社交媒体资源指南》，你会发现更多的期望。

记录保留

仔细阅读指南的这一部分，你会发现以下内容:

该机构或公众在其社交媒体网站上发布的内容属于国家记录(《政府法典》第441.180(11)条)，并符合《政府法典》第441章L子章441.180-205条关于国家记录保留的要求。

这意味着公立学校可能很快就会发现自己在挖掘员工的社交媒体分享。你的组织或学区对社交媒体的保留政策是什么?你可能想再退一步，考虑一下你的社区媒体政策是什么。的《德州DIR社交媒体资源指南》提供一些值得细读的详细建议。

你的技术部准备好了吗?

技术部门是否配备人员提供员工的社交媒体帖子?更糟糕的是，如果员工删除了冒犯性的社交媒体帖子，会发生什么?那你打算怎么办?针对个人的常见策略包括删除违规内容。他们甚至可能禁用自己的账户。这使得通过传统手段很难接触到这些冒犯性的帖子。这种策略对组织来说是不可用的。考虑以下:

如果社交媒体记录是法律索赔或诉讼的主体(《政府法典》第441.187节)，那么无论其现有的记录保留政策如何，机构都可能被禁止删除社交媒体记录。此外，如果司法或行政诉讼是合理可预见的，即使这种诉讼尚未开始，州和联邦法院也要求保存有关记录。

你的地区领导人是否使用他们个人/家庭智能手机或笔记本电脑上的数据?如果是这样，政府实体现在有权要求访问存储在这些私人设备上的公共信息。2019年9月1日，《公共信息法》(PIA)生效更新．参议院第944号法案赋予政府官员在私人设备上查看公共信息的权力。这意味着您需要找到一种方法来记录和保存通信记录，无论它们起源于何处或保存在何处。

对社交媒体使用的反思

你的私人工作和公共工作是分开的吗?根据SB 944，你可能需要。我们大多数人都把自己的私人和公共数据保存在一台设备上。我们使用私人设备来处理公共信息。许多教师企业家这样做，但他们可能需要重新考虑他们的“个人和工作统一核算”的方法。教育工作者正在通过社交媒体进行接触。他们以强大的方式使用社交媒体来加强教学、学习和领导。当社交媒体上出现公开记录请求时，会发生什么?它会清除私人的吗微博，脸谱网和Instagram的帖子吗?是什么Snapchat在的教室？一些人在一个应用程序中使用多个账户，而另一些人在私有和公共应用程序中使用一个账户。让我们快速看一下两个相关领域。

区域1:免责声明

虽然许多人发布了免责声明，但它们可能不再像以前那样有效了。免责声明对雇主来说可能是个问题，但原因可能不是你想的那样。

你对员工账户和员工在社交媒体上的行为控制得越多，你对发生的一切的法律责任就越大。”(来源:Heather Bussing，《社交媒体政策适得其反的八个原因》人力资源审查员）

教育工作者依靠免责声明来区分私立学校和公立学校。虽然现在这可能行得通，但他们还需要制定一个策略，把凯撒的东西还给凯撒。也就是说，公开信息在私人设备和账户上交易。

领域二:社交媒体管理

有些人不再试图通过一个社交媒体账户同时传递公开和私人信息，而是将两者分开。这意味着他们每个社交媒体服务都有两个(或更多)账户。如果要求提供公共/工作信息，很容易提供工作账户的用户名和密码。不会对员工的私人或个人信息造成风险。这样的工具缓冲，Hootsuite，萌芽的社会)使自动筛选内容变得更容易。Facebook和Instagram也在努力让多账号登录成为可能。这使得与工作相关的账户更容易看到和分享。它还简化了你设备上的应用程序数量。不需要4到8个应用程序，你可以根据需要切换本地应用程序(如Facebook, Instagram, Twitter)的账户。

未来的问题:面向学校发行的社交媒体?

如果你使用你的私人社交媒体账户分享公共信息，你可能会遇到问题。如果你的私人账户在试图获取公共信息共享的审查中被刷掉了，会发生什么?有些人可能会像我一样意识到这一点。即使你有免责声明，也要保持私人和工作的分离。到目前为止，所有创建社交媒体账户的人都是免费的。我们可能很快就会发现自己使用的是学校发行的账户。你能想象自己拥有一个学校发行的Facebook吗?推特或Instagram怎么样?现在，假设您使用单点登录(SSO)解决方案登录这些帐户。这可能会解决学校面临的问题。 In the meantime, social media archiving solutions may be an intermediary step. Remember, “courts require the preservation of relevant records.” So, how do we do that?这个视频也许能提供一些见解。

社交媒体归档(SMA)解决方案

获得一个SMA解决方案可能会帮助技术部门，并帮助那些没有时间在社交媒体上挖掘信息以响应公开记录请求的人。电子邮件存档解决方案应运而生，现在社交媒体存档解决方案也出现了。这里有一些供你考虑。大多数的价格在他们的网站上都看不到。

• ArchiveSocial:这是一个为公共机构和K-12学区提供的社交媒体存档解决方案。用它来维护社交媒体的公共记录。根据他们的网站，“archivessocial直接与Facebook和Twitter等社交网络连接，以捕获和保存你页面上的内容——确保你可以轻松地回应记录请求。”查看他们的电子书,解决方案概述。你可以查找价格概述在他们的网站上。
• Jaethon:由德克萨斯州圣安东尼奥的东北ISD使用，Jaethon提供电子邮件和社交媒体存档功能。他们提供一本电子书以及现场视频来扩展你的理解。
• MirrorWeb:摘自他们的网站:“重要时刻每时每刻都在网站和社交媒体渠道上出现。我们想要拯救他们。所以我们提供在线电子出版物的数字存档。”
• PageFreeze:改编自他们的网站，它将合规和诉讼从你的盘子。它自动归档你的网站，社交媒体。您可以通过基于云的仪表板访问归档项。
• Smarsh:“帮助受监管的组织捕捉、存档和监督最新的沟通渠道，以应对合规和电子发现的挑战。”

在他们的电子书(如上图所示)中，Jaethon指出了采用社交媒体档案解决方案的以下好处:

• 通过各种捕获捕获和归档消息和帖子
  方法，从基于代理到端点捕获;
• 通过访问控制、流氓帐户标识、身份管理和免责声明，阻止未经授权的访问和限制责任
  •使用模式匹配技术阻止流氓帖子;
  •通知管理员停止的帖子起源于哪里
  和报告;
  •对包含时间敏感数据或需要进一步审核的文字和模式的信息实施限制
  措施和
  •自动化所有这些过程

开始考虑社交媒体存档

现在是开始思考贵地区与社会媒体档案相关的需求的好时机。如果你有任何问题或发现更多的解决方案，请告诉我!