亲爱的TCEA回应:
我是我们州教师协会的秘书。该协会的主要决策者约有20名成员。一个成员创建了一个共享文件夹。它组织得很好，但是深入到子文件夹和子文件夹中。会员们什么也找不到。有一半的会员缺乏谷歌Drive技能。这可能是问题的一部分。有人找到一个策略来帮助人们浏览这样的共享文件夹吗?
简
亲爱的简:
为他人组织可能是一项艰巨的工作。作为人类，我们面临的一个挑战是，我们的组织方式反映了我们自己的想法。如果这种秩序感不同于大多数人，问题就会出现。怎样才能更好在谷歌驱动器中组织内容？让我们探讨一些你可能会觉得有用的建议。
在我们开始之前
在我们开始之前，可能有必要指出一些资源，您可以使用它们来让您的成员了解最新情况。学习如何使用谷歌Drive只会增加成员使用它的信心。以下是一些教程视频:
- Lynda.com提供了一个导航谷歌Drive接口视频作为他们教程的一部分。
- 这个谷歌文档,导航谷歌驱动器:一个导游参观，可以提供一些背景信息。
- 明尼苏达大学提供使用谷歌驱动器的自助指南．
当然，网上有很多关于谷歌Drive的教程。教育工作者可能想再快速看一下。在我的谷歌教育家1级教程的这一部分，你将在Drive上找到一节．
建议组织
这里有一些关于组织谷歌驱动器的建议。我建议你做以下几点:
- 限制自己使用几个顶级文件夹。虽然创建只包含少数文件的特定文件夹很诱人，但要避免这样做。相反，创建几个顶级文件夹作为文件的集合。
- 避免创建许多子文件夹来存放信息。最后，您会发现自己陷入了试图找出文件最终在哪里的陷阱中。相反，创建几个顶级文件夹，然后在它们之间划分文件。没有子文件夹。
- 做好文件夹的标签。包括名称，并添加可能帮助其他人找到东西的标记。
- 使用颜色编码。
- 添加emojis。
准备好看看这些技巧了吗?
提示#1:创建谷歌驱动器文件夹内容的索引
在特定文件夹中创建所有文件的索引不是很好吗?这将是一个特定文件夹中所有文件的列表。你可以使用“listAllFilesInFolder”应用程序．这是一个开源,谷歌脚本你可以一个文件夹一个文件夹地运行类似的解决方案）.这将在谷歌电子表格中创建一个超链接列表，包含一个文件夹中的所有文件。
这很好，因为它使复制-n-粘贴列表变得容易。你可以把列表放在谷歌网站页面上，或者很容易地把它插入谷歌文档中。如果是后者，添加一些标题，然后让谷歌Docs为你创建一个目录．
要使用该应用程序，您需要授予权限。请记住，您可以随时撤销权限。要做到这一点，去谷歌账户权限．
同样，如果你想创建一个谷歌表或文件列表，这是很好的。这个列表的强大之处在于它可以在谷歌Doc中使用。这意味着您可以添加一个目录来组织文件夹和链接文件的显示。有一些谷歌的脚本技能吗?看这个视频和试试这个脚本。
提示#2:在谷歌网站页面嵌入驱动器文件夹
你对谷歌网站感到舒服吗?创建一个网站，然后复制-粘贴驱动器文件夹的共享链接到网站页面。
这将产生文件夹中可用的文件(和文件夹)列表。例如，我分享了驱动器上我的“文章”文件夹的链接。然后，我把它嵌入谷歌网站的网页。你可以看到下面的结果(或在线）.
为了便于组织，为每个文件夹创建一个新的网页。你可以从你的谷歌网站的首页链接到每个网页，或在导航中显示每个页面。
提示#3:索引谷歌文件流
谷歌文件流，不像谷歌的备份和同步(G Suite个人或消费者)，允许您访问G Suite EDU文件和文件夹。这意味着你可以在你的Windows 10电脑上运行一个程序，它可以在谷歌Drive上对你的文件进行索引。它通过安装在Windows 10设备上的谷歌文件流来实现这一点。了解更多的区别谷歌的B&S解决方案和谷歌文件流之间。
你可以使用一个免费的开源工具来索引整个G Suite EDU DriveDocFetcher．你在你的计算机上创建一个谷歌文件流文件夹的索引，你会得到一个可搜索的列表。使用此工具，您可能永远不会在谷歌驱动器中丢失任何东西。不幸的是，界面有点笨拙(就像Windows 98)。也就是说，它工作得很好，如下图所示。
在谷歌Drive上搜索“Minecraft”，很快就会得到结果。
为他人组织谷歌驱动器
为其他人组织谷歌Drive可能很困难。一旦你把内容放在某个地方，就可以在Drive中找到更多内容。这些建议将有助于缓解这些挑战。类似于在谷歌驱动器的干草堆中找到一根针的挑战。
