“你是怎么跟踪所有事情的?”我问我的秘书。我们站在一幢破旧的可移动大楼里，那是技术部大楼。作为对我问题的回答，我的秘书朝她桌子后面的三个大文件柜挥了挥手。在我以前的选区，我的秘书和我清理了所有的纸张，把关键部分数字化。在我的新地区，我面临着一项艰巨的任务，将报纸数字化，并建立一个新的秩序。
组织和跟踪重要的决策和资源就是知识管理。让我们探讨一些可以用来实现知识管理涅槃的策略。
你需要知识管理
如果你曾经需要从合同的纸质副本中找出你开会需要的那一份，那么你需要KM。希望你有一个简单的方法来建立与他人的虚拟会议和共享状态报告?希望你能调出会议记录，电子表格，设备更换计划?你需要的公里。
如果您拥有包括数据库或文档在内的资产，则需要知识管理。这可以包括员工个人的政策、程序和未掌握的专业知识和经验。
建立知识管理文化
对于你的知识管理建立工作来说，一个共同的、积极的学习和分享的态度是至关重要的。没有这个，你的KM旅程将失败。你可能还必须克服“能力暴政”的障碍。这种类型的人是一个独立工作的人，具有很高的技术能力。他们的作品越独特，他们就越强大。这种人不太容易与他人合作。在某些方面，他们用自己的专业知识劫持了整个团队。
在建立知识管理系统时，你必须鼓励每个团队成员分享给他们工作安全感的东西。当工作保障集中在一个人的技能上时，就会缺乏团队信任。
在我们所处的时代，组织不再能够依靠孤立的信息来维持生存。少数人不再拥有城堡的钥匙。一流的组织赢得了他们的成功。他们通过知识分享和职业成长来授权他们的员工源)．
知识管理小贴士
这里有一些建立知识管理系统的技巧。对于每个技巧，找到您可以使用的技术工具。
- 创建共享空间和截止日期。设置共享空间很容易。您可以使用Microsoft Teams将日历截止日期连接在一起并共享。
- 使内容编辑和搜索友好。实现这一点的一种方法是使用Microsoft OneNote。您可以为快速关键字搜索添加标签，并将数据组织成部分。您可以将OneNote笔记本分享给其他可以使用移动应用程序(例如iOS、Android、Win10、Mac)打开笔记本的用户。OneNote在线笔记本可以通过网络浏览器访问信息。
- 收集数据以方便图表总结。使用Microsoft Forms收集数据以满足指标。这些数据可以提供关键绩效指标(kpi)，你可以与领导层分享。
- 从“如何做”和事实开始，然后再转向文化规范、政策和程序。建立一种共享的文化需要时间。让操作事实、登录和密码变得简单。使用Microsoft OneNote，您可以根据需要限制访问。你有能力嵌入文件*保存在OneDrive到OneNote页面。这意味着您可以保持原始文件是最新的。在OneNote中查看数据的人将看到更新后的数据。(*注:微软Ignite(2018)演讲中提到)
- 选择关键员工来捕捉想法和信息，并将其包含在你的知识管理空间中。大多数团队成员将需要访问OneNote笔记本中的KM空间，以供参考。您可能希望选择能够更新KM空间其他部分的人。
准备好看看这是怎么回事了吗?
看例子
在我的第一个知识管理空间，我依靠维基百科和G套房教育网站．现在还有其他工具，如微软团队、OneNote和OneNote员工笔记本。
查看知识管理存储库示例OneNote中创建。
微软团队节省了时间，简化了跟踪日常物流，使分享更容易。
- OneNote员工笔记本是每个团队设置的一部分。它们允许您与您的团队组织内容、共享和协作。
- 应用程序集成到团队体验中。您可以访问Office 365你经常使用的应用程序。这些应用包括Word、Excel、PowerPoint和Planner．使用它们来定制您的知识管理空间．
实现知识管理
开始学习知识管理可能会让人望而却步。首先要花时间建立分享的文化。并且确保开始时速度慢一些，并使用能够让团队更容易共享的技术。
