德克萨斯州图书馆档案委员会

档案管理的任务不适合胆小的人。您必须了解法律，确定程序，组织流程，并在以上所有方面对用户进行培训。由于大多数学区的记录是数字化的，首席技术官在这一过程中扮演着重要的角色。作为对我们会员的一项服务，我们最近举办了一个网络研讨会德克萨斯州立图书馆和档案馆委员会那提供了管理学校记录管理的规则的概述，包括电子的管理。这个博文帖子是他在网络研讨会中覆盖的内容的简短回顾。

基础知识

让我们首先在我们提到记录管理时定义我们的意思。以下是德克萨斯州的法律定义。

我们知道管理一个地区的档案很重要，因为这是法律规定的，但这样做还有其他重要的原因。有一个记录管理计划可以帮助你在需要的时候有效地找到记录，无论是出于法律目的还是为了执行地区的业务。此外，它通过销毁你不需要保留的副本来帮助你控制成本。

接下来，我们需要建立记录的定义。根据Tslac.,一个状态记录是

由或代表州机构或当选的州官员创建或接收的任何书面的、照片的、机器可读的或其他记录的信息，以记录国家事务或公共资源使用中的活动。

考虑不是记录可能会有所帮助。

决定保留记录

由于一个记录通常有多个副本，问题就变成了你要保存哪一个记录。约书亚指出，你保存的那份拷贝被认定为记录副本．所有其他副本都被考虑方便的拷贝随时都可能被摧毁．地区有责任决定哪一份是记录副本，以及记录应以何种媒体格式储存。

档案管理人员

现在我们知道一个记录是什么，谁的责任是维护它们？每个地区都必须指定某人成为记录管理人员。该地区的学校董事会成为这个名称。RMO有责任监督整个过程。这包括建立政策和程序，并包括保留计划。RMO还负责确定存储记录的方法以及将如何检索它们。它们还必须确定存储无效的文件的最经济方法。

记录保留时间

根据RMO的指导，学校必须创造或采用记录保留计划。您的地区可以创建自己的保留计划，采用TSLAC的时间表，或做两者的混合物。大多数地区采用TSLAC的时间表。

一个学区的记录与相似的记录分组。这些被称为记录系列．一系列记录中的每一条都需要保存相同的时间长度。记录是包含在纸上还是数字记录并不重要。记录序列决定了它保留的时间长度。

如果你知道要寻找什么，留存计划并不难读。

多久?

一旦你确定了记录系列和该记录系列的保留计划，你就能够确定你必须保留记录多长时间。

虽然我们正在审核每个记录系列的时间长度要保留，但即使它符合可以被销毁的阈值，也很重要。即使它符合它可以被销毁的阈值，也非常重要。

电子记录管理

我经常听到有人问，“我必须保留老师的电子邮件多长时间？”这取决于。记录的内容是确定必须保留的长度，而不是记录的格式。

然而，电子记录确实会带来一些问题，一个地区在以电子方式储存他们的记录时必须考虑到这些问题。RMO需要确定记录是否可用和可读。例如，如果记录在软盘驱动器上，但您没有可以读取软盘驱动器的设备，则该记录不可用。您必须拥有访问记录内容所需的必要硬件和软件。随着存储解决方案的发展和技术进步，这将是一个持续存在的问题。

元数据

我从网络研讨会中学到的一件事是文件的元数据被认为是政府记录的一部分。元数据是有关数据的数据。例如，元数据会告诉您谁创建了记录，谁更改了它。它还可以提供有关创建位置的信息以及创建记录的时间和日期。

电子纪录的种类

电子邮件

如果邮件内容包含政府事务，就会被视为记录。电子邮件的内容决定了你需要保留记录多长时间。需要注意的是，决定是否需要保存邮件的是邮件的内容，而不是创建邮件的设备。如果电子邮件与学区业务有关，那么它就是必须根据保留时间表进行管理和保留的记录，即使它是在员工的个人设备上创建的。

短信

法院裁定，如果短信涉及政府事务，也被视为一项记录。请查看TSLAC关于如何捕捉需要保留的文本信息和其他相关问题的博客电子邮件．

社交媒体

社交媒体也可以创建政府记录。TSLAC建议您的地区制定政策和程序，概述谁可以发帖以及他们可以发帖的内容。你必须决定张贴的是一份方便的拷贝还是官方记录的拷贝。你还必须决定是否允许公众在该地区的社交媒体账户上发帖。如果是这样，您需要创建相关政策，并将这些政策发布到不同地区的社交媒体平台上。你可能想要查看一下TSLAC的博客上关于社交媒体．

培训可用

如果您对更多培训感兴趣，检查他们的网站．他们有多个网络研讨会，您和您的员工可以观看，以确保您的地区符合法律。

资料来源：从德克萨斯州库和档案委员会获得了大部分内容，包括图形，包括图形。

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