德克萨斯立法机构

“电子邮件的保留政策是什么?一位最近参加TCEA SysAdmin活动的参与者问道。另一个伴随而来的棘手问题可能是，“你是如何存档你的社交媒体的?”随着学校从通讯转向博客、推特和Facebook帖子，归档期望也随之上升。在智能设备上存档公共信息的需求正在增加。数字公共信息，受制于公开记录的要求，并不在乎它可能出现在哪里。它可能会出现在私人设备和电子邮件/社交媒体账户上。新的法律使追踪和追踪这些数据合法。你准备好提供存档的社交媒体了吗?让我们来探讨一下其他人是如何做到这一点的，以及现在的学校可以做些什么。

“包含公共信息的媒体存在的一般形式包括...电子邮件，互联网发布，短信，即时消息，其他电子通信”（来源：政府法典第552章，公共信息）

德克萨斯州的社交媒体存档

您是否知道您的地区的社交媒体帖子是国家记录？社交媒体属于德克萨斯州公共信息法（2019年9月1日更新）。让我们快速查看打开的记录请求，以及记录保留。

打开记录请求

作为一位技术总监过去，我协助我的学区中央局回应开放记录要求。这通常意味着提供数字，加密格式的信息到地区的律师。首先，我必须通过电子邮件归档（例如Google Vault，Datacove）来查找相关信息。随着社交媒体的丰富共享，我颤抖着思考该过程看起来像什么。

在德克萨斯州社交媒体内容下的公开记录请求必须遵循该机构的开放记录（或“公共信息”）请求政策。（源：公开记录请求，德克萨斯信息资源部(DIR)社会媒体资源指南）

想象一下，从Instagram和Facebook上的推特或帖子中挖掘推文。Stephanie Hawkins Cites德克萨斯州法律她的文章在这个话题。检查德州处长的社会媒体资源指南，你会发现更多的期望。

记录保留

仔细阅读指南的这一节，你会发现以下内容:

机构或公众在机构的社交媒体网站上发布的内容是州记录(政府代码，第441.180(11)条)，并应遵守政府代码第441章，分章L,441.180-205的州记录保留要求。

这意味着公立学校可能很快就会发现，他们需要从员工的社交媒体分享中挖掘信息。你的组织或学区对社交媒体的保留政策是什么?你可能想再退一步，考虑一下你的社会媒体政策对你的地区是什么。的德州处长的社会媒体资源指南提供了一些详细的建议，值得仔细阅读。

你的技术部准备好了吗?

技术部门是有用的，提供人员的社交媒体帖子吗？更糟糕的是，员工删除违法的社交媒体帖子会发生什么？那你会做什么？个人的共同策略涉及删除违规内容。他们甚至可以禁用他们的帐户。这使得违规职位难以通过传统方式来实现。组织无法使用该策略。考虑以下：

如果记录是法律索赔或行为的主体(政府代码，第441.187条)，则机构可能被禁止删除社交媒体记录，无论其建立的记录保留政策如何。此外，如果司法或行政行动是合理可预见的，州和联邦法院要求保存相关记录，即使这些行动尚未启动。

您的地区领导人是否使用他们的个人/家庭智能手机或笔记本电脑的数据？如果是这样，政府实体现在有权需要访问存储在这些私有设备上的公共信息。2019年9月1日，公共信息法案（PIA）是更新．参议院票据944使政府官员能够查看私人设备的公共信息。这意味着您需要找到一种方法来记录和记录通信记录，无论它们来自哪里或保存。

关于社交媒体使用的思考

你把私人工作和公共工作分开了吗?根据SB 944，你可能需要。我们大多数人都把私人和公共数据保存在一台设备上。我们用私人设备来处理公共信息。许多教师企业家都这样做，但他们可能需要重新考虑他们“个人和工作一个账户”的方法。教育工作者正在通过社交媒体进行接触。他们以强大的方式利用社交媒体来提高教学、学习和领导能力。当开放记录请求进入社交媒体时会发生什么?它会席卷私人领域吗微博那Facebook和Instagram帖子？关于什么Snapchat在的教室？一些杂志在一个应用程序中有许多帐户，而其他人则使用一个私人和公共帐户。让我们快速看看两个相关领域。

区域1:免责声明

虽然很多人都发布了免责声明，但它们可能不像以前那么有效了。免责声明对雇主来说可能是个问题，但不是你想的那样。

您控制的[员工账户和员工行为在社交媒体上越多，您就越是对发生的一切都造成法律负责“（来源：希瑟·巴辛，《社交媒体政策适得其反的八个原因》HR审查员）

教育工作者依靠免责声明来区分私立学校和公立学校。虽然这现在可能行得通，但他们还需要开发一种策略，将凯撒的东西呈现给凯撒。也就是说，公共信息通过私人设备和账户进行交易。

领域2:社交媒体管理

除了尝试通过一个社交媒体帐户来频道公共和私人信息，而不是尝试通过一个社交媒体频道。这意味着它们有两个（或更多）的每个社交媒体服务帐户。如果呼吁生成公共/工作信息，则可以轻松为工作帐户提供用户名和密码。没有私人或个人信息的风险发生。工具喜欢缓冲那Hootsuite那萌芽社会）使其更容易自动漏斗。Facebook和Instagram还致力于使多帐户登录成为可能。这使得更容易看到和分享到工作连接的帐户。它还简化了您在设备上使用的应用程序数量。您可以根据需要使用四到八个应用程序，而不是使用本机应用程序（例如Facebook，Instagram，Twitter）切换帐户。

面临的问题:面向学校发布的社交媒体?

如果你使用私人社交媒体账户分享公共信息，你可能会遇到问题。如果你的私人账户在试图获取公共信息共享的审查中被卷入其中，会发生什么情况?有些人可能会和我一样意识到这一点。保持隐私和工作分开，即使你有免责声明。到目前为止，谁创建社交媒体账户对所有人都是自由的。我们可能很快就会发现自己在使用学校发行的账户。你能想象自己有一个学校发行的Facebook吗?Twitter或Instagram怎么样?现在，假设您使用单点登录(SSO)解决方案登录到这些帐户。这可能会结束学校面临的问题。 In the meantime, social media archiving solutions may be an intermediary step. Remember, “courts require the preservation of relevant records.” So, how do we do that?这个视频也许能提供一些洞见。

社交媒体存档(SMA)解决方案

获得SMA解决方案可能有助于科技部门，并协助那些在社交媒体上没有时间挖掘的人以响应开放记录请求。电子邮件归档解决方案以响应需求而跳过，现在出现社交媒体归档解决方案。以下是您的考虑因素。大多数的定价在他们的网站上都没有。

• archivesocial.:这是一个公共机构和K-12地区的社交媒体存档解决方案。用它来维护社交媒体的公共记录。根据他们的网站，“ArchiveSocial直接连接到社交网络，如Facebook和Twitter，以捕获和保存你页面上的内容-确保你可以轻松地响应记录请求。”查看他们的电子书,解决方案概述。你可以查找价格概述在他们的网站上。
• Jaethon.：在德克萨斯州圣安东尼奥的东北ISD使用，Jaethon提供电子邮件和社交媒体归档。他们提供一本电子书和现场视频扩展您的理解。
• MirrorWeb：从他们的网站调整：“一直在网站和社交媒体渠道上发生重大时刻。我们想拯救他们。所以我们提供数字归档在线电子出版物。“
• PageFreeze本文改编自他们的网站，免去了你的合规和诉讼。它能自动存档你的网站，社交媒体。您可以通过基于云的仪表板访问归档项目。
• smarsh.:“帮助受监管的组织获取、存档和监督最新的沟通渠道，以直面合规和电子发现的挑战。”

在他们的电子书中（上面链接），Jaethon指出采用社交媒体档案解决方案的以下优势：

• 通过各种捕获捕获和归档消息和帖子
  方法，从基于代理的端点捕获;
• 通过访问控制，流氓账户识别，身份管理和免责声明停止未经授权的访问和限制责任
  •使用模式匹配技术阻止流氓帖子;
  •用提醒通知管理员停止发帖的来源
  和报告;
  •对包含时间敏感数据或单词和模式的消息的限制实施，这些数据或单词和模式需要与监督进行进一步审查
  措施和
  •自动化所有这些流程

开始考虑社交媒体存档

现在正是开始考虑贵地区在社会媒体存档方面的需求的好时机。让我知道如果你有任何问题或发现更多的解决方案!